Sådan tæmmer du din indbakke

​Tips og tricks fra kurset Personlig planlægning og effektivitet.

Du tror måske selv, at din indbakke er dit arbejdslivs bedste ven. Med den åben hele tiden går du aldrig glip af en eneste besked og kan altid være disponibel til arbejdsopgaver. Glem det! Din indbakke er højst sandsynligt den primære årsag til, at du ikke får brugt din tid så optimalt, som du burde. Det slutter her. Det er på tide at rydde op i din indbakke!

​Glem notifikationerne
Du ved sikkert allerede, hvad en overfyldt indbakke gør ved din motivation, men har du tænkt over, hvad notifikationer om nye mails gør ved din koncentration? Den evindelig popup-funktion, der gang på gang hiver dig ud af dit fokus, og tvinger dig til at tage stilling til nyhedsbreve, rabatkoder eller arbejdsopgaver, du bare overhovedet ikke har tid til.

Sådan bevarer du fokus
Når du har deaktiveret mailnotifikationerne (for det er helt klart første skridt), så fastslå tidspunkter på dagen, hvor du åbner din mail og tjekker den. Resten af tiden bør din mail være lukket. Én gang om formiddagen og én gang efter frokost kunne være en plan. På den måde bliver det din beslutning, hvornår du skal forholde dig til andres mails. En fejl mange begår, er at åbne indbakken som det første, når de møder ind om morgenen. Modstå den fristelse! Sørg for, at de vigtigste arbejdsopgaver er af vejen, inden du giver dig i kast med dagens mails. På den måde får du det mest presserende af hånden uden forstyrrelser eller forsinkelser grundet distraherende mails.

Kategorisér
Du har nu løsrevet dig fra din indbakkes diktatur. Så er det blevet tid til at ​rydde op i den. Her er det med at være barsk og kynisk. Jeg foreslår, at du deler dine mails ind i følgende kategorier:

• Arbejdsopgaver​
• Spørgsmål, der skal besvares
• Nyhedsbreve og opdateringer
• Spam eller mails, du ikke er interesseret i at læse

Med arbejdsopgaver og spørgsmål handler det om, at du skal tage stilling. Enten klarer du opgaven med det samme, eller også takker du nej. Er det en del af et større projekt, skal du selvfølgelig gemme den - det er din vurdering, hvornår det er vigtigt. Ligeledes med spørgsmål. Lad være med at undlade at svare på et spørgsmål, fordi du ikke kan lide at sige nej eller er i tvivl. Træf en beslutning og få mailen ud af systemet. Når det kommer til nyhedsbreve og opdateringer, så spørg dig selv: Er det noget jeg vil læse senere? Hvis ja, så opret et filter, som nyhedsbrevet automatisk ryger i, så snart det lander i din indbakke. Hvis nej, så afmeld dit abonnement på det. Spam og mails, du ikke har tænkt dig at svare på, sletter du bare med det samme.

Nøglen til at få tæmmet sin indbakke ​er altså at være hård. Lad være med at gemme mails, fordi du tror, at du kommer til at svare på dem senere, hvis du egentlig godt ved, at du ikke når det. Du må ikke være bange for at sige nej eller slette mails. Husk, at din indbakke skal effektivisere din hverdag - ikke styre den!​

Klik her og læs mere om kurset!

Vil du gerne blive endnu klogere på personlig planlægning? Klik på knappen til venstre og læs mere om kursusdatoer, priser og tilmelding. Læs også om kursusvirksomheden Aros Business Academy.